手板とは

手板というのは、日々の部数管理になくてはならないもの。各配達区域ごとに作成して管理しています。下記に掲載しているものは、新聞の定期購読を考える会のサイト管理人の販売店で使用している手板の実例です。
左が、使用前の手板書式。右が現在現場で使用している配達区域27区の手板。

手板書式手板記載例

見ていただいて分かるとおり、27区の配達スタッフは「大澤さん」。
そして、この時点での配達部数は朝刊140部、スポーツ紙5部です。
新しく新聞を入れていくところは、黒のボールペンで記入して部数を増やし、止めていくところは、赤のボールペンで記入して部数を減らしていきます。

これを各配達区域ごとに毎日記入して、配達部数に差異がないようにチェックしていきます。いつも、朝刊に折込チラシをセットして、各区域の部数だけ数えて決まった場所に置いておきます。その時に、その新聞の上にこの手板を置いておきます。

その手板に配達スタッフの連絡のために挟んでおくのが下記の連絡表です。

入れ連絡止め連絡不配連絡

左から「入れ・留守明け連絡カード」「止め・留守止め連絡カード」「不配・苦情・連絡カード」になります。
各配達スタッフ宛に住所、氏名、連絡内容を記入して、該当のお客様の地図コピーを添えて手板に挟んでおきます。

特に不配をした場合の配達スタッフへの連絡は、確実に伝達しておかないと再発があっては困ります。配達ミスだけで、新聞が止まってしまうこともありますので、厳しい対応が必要です。入ってなかった新聞を届けるのは、別の事務スタッフさんとかですから、配達したスタッフさんがお客様に届けることはありません。ですから、お客様の怒っている感情が伝わりにくいのです。そのためにも、伝達するスタッフがお客様の感情を上手く伝えることが大切なのです。

毎朝、きっちりと連絡メモ・コピー地図を使って口頭で指示を出します。ベテランの配達スタッフになると「何丁目の××さん、明日から一週間止めしといてね。」と言うだけで、「あぁ、××さんね。分かりました。」とすぐに伝わります。それだけで、頭の中で××さんの家の姿が浮かんでくるのでしょうね。

このように、新聞販売店では毎朝の配達管理に手板を活用して配達ミスを防ぐ工夫をしているのです。

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